 (اعم از حقوق خلیفه‌، قاضی، لشکر، کارمندان و هزینه‌ی پروژه‌های عمومی و خصوصی دولتی) به شمار می‌رود.(1)  و دیوان نهادی شبیه سازمان برنامه و بودجه‌ی امروزی بود که در آن آمار، اسامی و حقوق کارمندان و حقوق بگیران دولت درج شده بود. لازم به‌ ذکر است که‌ کلمه‌ی دیوان نزد فارسها برای مؤسسه‌ای استعمال می‌شود که‌ کارمندان دولتی به‌ همراه دفتر حسابات در آن گرد هم می ایند.(2) 
گفتنی است که در عهد نخست دولت اسلامی، بیت المالی به معنی واقعی کلمه وجود نداشت چرا که مال قابل نگهداری وجود نداشت و معمولا سیاست رسول خدا(ص) چنین بود که اگر مالی از ناحیه‌ای به دست می‌آمد، ایشان بی درنگ به توزیع آن می پرداختند. بعد از ایشان ابوبکر(رض) نیز چنین عمل می‌کرد. و عمر(رض) نیز در اوايل خلافت خود به همان شیوه عمل می‌کرد. اما پس از آن که دامنه‌ی فتوحات گسترش یافت و منابع مالی دولت رو به افزایش نهاد و نیروهای نظامی و لشکری دولت در جبهه‌های متعدد مشغول پیکار بودند، نیاز به ثبت اسامی و توزیع عادلانه‌ی حقوق و غنایم، خلیفه را بر آن داشت تا جهت ثبت اسامی کارمندان و نظامیان دولت و کنترل اموال بیت المال دبیرخانه‌ایی تأسیس نماید. و بدین صورت نخستین دیوان (دبیرخانه یا سازمان برنامه و بودجه) در اسلام به دست عمربن خطاب تأسیس گردید.(3) 
و چنانکه‌ تاریخ نگاران در بیان علت آن، بیان داشته‌اند: باری ابوهریره با مال هنگفتی در حدود پانصد هزار درهم از بحرین برگشته بود. عمر(رض) پرسید: با خود چه آورده‌ای؟ ابوهریره گفت: پانصد هزار درهم. عمر(رض) گفت: هیچ می‌دانی چه می‌گویی؟ ابوهریره گفت: آری و پنج بار جداگانه گفت: یکصد هزار و دویست هزار ... تا پانصد هزار را برشمرد. عمر(رض) گفت: آثار خواب و خستگی بر چهره‌ات هویدا است. نزد خانواده‌ات برو و بخواب و فردا صبح نزد من بیا. ابوهریره می‌گوید: صبح روز بعد نزد ایشان برگشتم. پرسید: چه مقدار مال با خود آورده‌ای؟ گفتم: پانصد هزار درهم. گفت: هیچ می‌دانی چه می‌گویی؟ گفتم: آری و با پنج انگشت دستم پانصد هزار را شمردم. گفت: آیا مال حلالی است؟ گفتم: تا جایی که من می‌دانم حلال است. آن‌گاه بر منبر قرار گرفت و پس از حمد و ثنای خدا، گفت: ای مردم! مال فراوانی به دست ما رسیده است. در نحوه‌ی توزیع آن اگر می‌خواهید، شما را سرشماری می‌کنیم و بر اساس آمار تقسیم خواهیم کرد و اگر نه هم اکنون به هر کدام از شما مقداری از آن خواهیم داد. مردی برخاست و گفت: ای امیرالمؤمنین! من عجم‌ها را دیده‌ام که در چنین مواقعی دارای دفتر و دیوان هستند. عمر(رض) با شنیدن سخنان او علاقه‌مند تأسیس دیوان شد.(4) 
و در این‌باره با مسلمانان به مشورت پرداخت. آن‌ها نیز تأیید کردند. اما ولید بن هشام بن مغیره‌ و بنا به‌ روایتی دیگر خالد بن ولید گفت: من پادشاهان شام را دیده‌ام که‌ دفتر و دیوانی را تدوین کرده‌ و سربازانی را به‌ خدمت احضار نموده‌اند، یعنی برای هر سربازی پرونده‌ای را در نظر گرفته‌اند.(5)  همچنین گفته‌اند که برخی از رؤسای سابق فارسی وقتی متوجه نگرانی خلیفه شدند گفتند: ای امیرالمؤمنین! کسراها دفتری داشتند که در آن دخل و خرج دولت و آمار حقوق بگیران را ثبت می‌کردند و هیچ چیزی بدون ثبت نمی‌ماند. عمر(رض) از آن‌ها به صورت دقیق ویژگیهای آن دیوان را جویا شد و سپس دستور به تأسیس دیوان مشابهی داد و در آن آمار و حقوقها را ثبت گردانید.(6)  و عثمان نیز آن رأی را تأیید نمود و بیان داشت که‌ از این طریق می‌توانیم اموال را به‌ طور مساوی میان مردم تقسیم نماییم و کسانی که‌ مال را دریافت کرده‌اند نامشان را ثبت کرده‌ و با دیگران آمیخته‌ نمی‌شوند.(7) 
این‌ها برخی روایات پیرامون مشاوره‌های خلیفه در مورد تأسیس دیوان و دبیرخانه بود اما این که دقیقا در چه سالی دیوان تأسیس گردید، در این‌باره مؤرخان اختلاف نظر دارند. طبری و به نقل از وی ابن اثیر و دیگران می‌گویند در سال 15 هجری دیوآن‌ها تأسیس گردید، اما بلاذری، واقدی، ماوردی، ابن خلدون(8)  و دیگران معتقدند که این اتفاق در محرم سال بیست هجری به وقوع پیوست و ما نیز همین را ترجیح می‌دهیم، چرا که در سال 15 هجری جنگ قادسیه در جریان بود و هنوز عراق و شام و مصر فتح نشده بودند. (9) 
گفتنی است که شیوه‌ی ابوبکر در تقسیم اموال با شیوه‌ی عمر متفاوت بود. ایشان به صورت مساوی تقسیم می‌کرد، ولی عمر(رض) سوابق افراد و جهاد و نصرت آن‌ها به‌ رسول الله‌ (ص) را مد نظر قرار می‌داد(10)  و بر اساس آن حقوقها را تنظیم می‌کرد. چنان که باری به ابوبکر گفت: آیا کسانی را که دوبار هجرت کرده‌اند و به سوی دو قبله نماز خوانده‌اند با کسانی که بعد از فتح مکه از ترس شمشیر مسلمان شده‌اند، در حقوق و مزایا یکسان می‌شماری؟! ابوبکر گفت: آن‌ها هر کاری کرده‌اند به خاطر خدا بوده و خداوند پاداش آن‌ها را خواهد داد و دنیا محل توقف یک سوارکار است. عمر(رض) گفت: من هرگز کسی را که در دفاع از رسول خدا(ص) جنگیده و کسی را که با رسول خدا(ص) جنگیده است، یکسان نمی‌دانم.(11)  براساس همین سیاست حقوق بگیران مسلمان را این گونه دسته بندی کرده بود: 
ـ کسانی که در اسلام دارای سوابق بودند.
ـ فرماندهان و علمایی که در جلب منابع مادی و معنوی برای مسلمانان پیشگام بودند.
ـ کسانی که در دفع ضرر از اسلام و مسلمانان پیشگام بودند مانند مجاهدین و نگهبانان و کسانی که مأمور به جمع‌آوری اطلاعات از دشمن بودند.
ـ سایر نیازمندان.(12) 
این بود سیاست کلی عمر(رض) در تقسیم اموال بیت المال چنان که سخن معروف ایشان که فرمود: هیچ کس در این مال از کسی حق‌دارتر نیست بلکه هر کس به اندازه‌ی سابقه، نفع رسانی، تلاش و نیاز خود از آن بهره‌مند خواهد بود، بیانگر آن می‌باشد.(13) 
آن‌گاه عمر(رض)، تنی چند از جوانان با سواد قریش از جمله عقیل بن ابی طالب، مخرمه بن نوفل و جبیر بن مطعم را فراخواند و به آنان گفت: آمار مردم را بر اساس جایگاه شان بنویسید. آن‌ها در ابتدا اسامی قبیله‌ی بنی هاشم و بعد از آن قبیله‌ی ابوبکر(رض) و بعد از آن قبیله‌ی عمر(رض) و سپس سایر قبایل را نوشتند و تحویل عمر(رض) دادند. وقتی چشم عمر(رض) به آن افتاد گفت: من نمی‌خواستم که آن‌را این طور تنظیم کنید. بروید و آن‌را بر اساس قرابتی که مردم با رسول خدا(ص) دارند تنظیم بکنید از نزدیکان درجه یک گرفته تا آخرین آن‌ها و عمر(رض) را در جایی قرار دهید که خدا او را در آن‌جا قرار داده است.
هنگامی که بستگان عمر(رض) یعنی بنوعدی از ماجرا اطلاع یافتند. نزد خلیفه رفتند و گفتند: تو جانشین ابوبکر(رض) و جانشین رسول خدا(ص) هستی! بهتر است تا خود و خویشاوندانت را در جایی بگذاری که آن‌ها قید کرده‌اند. عمر(رض) گفت: بَه بَه. می‌خواهید با نام من نان بخورید و نیکی‌هایم را دو دستی تقدیم شما بکنم. خیر حتی اگر شما جزو آخرین افرادی باشید که در لیست گنجانیده می‌شوند، اشکالی ندارد. قبل از من دو رفیقم راهی را رفته‌اند که اگر من خ